Qué hacer si tu empresa tiene puestos vacíos en la oficina
Una oficina con puestos vacíos es un coste fijo que no rinde. Pagas el alquiler entero, los suministros enteros, la limpieza entera. Y una parte de todo eso sostiene sillas que nadie ocupa.
Es una situación más habitual de lo que parece. El trabajo híbrido, los ERTEs, las reestructuraciones de equipo, los proyectos que no crecieron al ritmo esperado... todos dejan el mismo resultado: espacio contratado que nadie aprovecha.
La pregunta no es si es un problema. Es qué hacer con él.
Primero: entiende cuánto te está costando realmente
Antes de decidir nada, conviene tener claro el coste real de esos puestos vacíos. No es solo el alquiler proporcional.
Haz este cálculo rápido:
- Coste mensual total de la oficina: alquiler + suministros + limpieza + seguro + parking + cualquier otro gasto fijo
- Número de puestos totales vs. puestos usados regularmente
- Porcentaje de infrautilización: puestos vacíos / puestos totales
- Coste mensual de los puestos vacíos: coste total × porcentaje de infrautilización
Si tienes 15 puestos, usas 9 regularmente y pagas 4.500 euros al mes por la oficina, el coste mensual de los puestos vacíos es aproximadamente 1.800 euros. Al año: 21.600 euros.
Ese número es el que tiene que estar en la cabeza cuando evalúes las opciones.
Las opciones reales que tiene tu empresa
No hay una solución única. La mejor opción depende de cuántos puestos tienes vacíos, cuánto control quieres mantener sobre tu espacio, si el contrato lo permite y cuánto tiempo quieres dedicar a gestionarlo.
Opción A — Alquilar los puestos vacíos a otra empresa o profesional
Es la opción más directa y la que mejor rentabilidad ofrece en la mayoría de los casos. Cedes el uso de los puestos vacíos a otra empresa o a un profesional autónomo a cambio de un precio mensual.
Cuándo encaja bien:
- Tienes entre dos y diez puestos vacíos
- Quieres un ingreso recurrente estable
- Tu espacio tiene una configuración abierta (open space) donde la convivencia es natural
Lo que debes hacer:
- Revisar el contrato de arrendamiento para confirmar que puedes hacerlo
- Definir exactamente qué puestos cedes y qué servicios incluyes
- Fijar un precio de mercado para tu zona
- Publicar el espacio y seleccionar bien al inquilino
- Firmar un acuerdo escrito con las condiciones básicas
Lo que puedes ingresar: entre 100 y 500 euros por puesto y mes, dependiendo de la ciudad y los servicios incluidos. En Madrid o Barcelona, tres puestos bien ubicados pueden representar entre 600 y 1.500 euros al mes.
Opción B — Alquilar un despacho o área cerrada
Si los puestos vacíos están concentrados en una zona separada del resto de tu equipo —un despacho cerrado, una sala independiente— puedes cederlo como espacio privado. Es una opción con más valor percibido para el inquilino, que normalmente paga más por privacidad.
Cuándo encaja bien:
- Tienes un despacho o sala con acceso independiente o separable
- Buscas un perfil de empresa que necesite privacidad (despacho jurídico, equipo comercial con llamadas, etc.)
Opción C — Replantear la distribución del espacio
A veces el problema no es tanto el número de puestos como la distribución. Si tu oficina tiene zonas que nunca se usan porque no están bien configuradas para el trabajo actual, una reorganización del espacio puede resolver el problema sin necesidad de ceder nada a terceros.
Cuándo encaja bien:
- El equipo es pequeño pero el espacio es grande y desestructurado
- Los puestos vacíos están dispersos entre los puestos ocupados, lo que dificulta cederlos sin que interfiera con tu operativa
Lo que implica: mover mobiliario, posiblemente invertir en separadores o reconfigurar zonas. El objetivo es concentrar a tu equipo en una parte del espacio y liberar el resto de forma coherente para poder cederlo.
Opción D — Negociar el contrato con el arrendador
Si la cantidad de espacio que tienes es claramente excesiva para tus necesidades actuales y no ves cómo va a cambiar en los próximos años, lo más honesto es plantearse si tiene sentido seguir pagando por ese espacio.
Hay dos vías:
Renegociar la superficie: algunos arrendadores aceptan reducir la superficie contratada si la alternativa es un impago o una rescisión anticipada. No es fácil ni siempre posible, pero vale la pena explorar si estás en contrato largo.
Rescisión anticipada: si tu contrato incluye condiciones de rescisión anticipada, evalúa si tiene sentido económico salir del contrato, pagar la penalización si la hay y mudarte a un espacio adecuado a tu tamaño actual.
Opción E — Dejar el espacio vacío (y asumir el coste)
Es la opción por defecto. No requiere hacer nada, pero tampoco resuelve el problema. Si está dentro del presupuesto y el contexto de la empresa no permite actuar ahora, puede ser una decisión consciente a corto plazo. Pero no debería ser indefinida.
Qué opción elige la mayoría de empresas en tu situación
La opción A —alquilar los puestos a otra empresa o profesional— es la que más empresas con espacio libre eligen cuando lo analizan con calma. Los motivos son claros:
- No requiere inversión inicial
- Genera ingreso inmediato
- No implica cambios en el espacio ni en la operativa del equipo
- Los acuerdos son flexibles: si en seis meses el equipo crece, el acuerdo termina con un preaviso razonable
El único requisito real es hacer bien la parte inicial: revisar el contrato, seleccionar bien al inquilino y tener el acuerdo por escrito.
Perfil de empresas que buscan este tipo de espacio
Conocer quién va a ocupar esos puestos ayuda a entender que la demanda es real y el encaje suele ser bueno. Los perfiles más habituales:
Equipos pequeños de dos a cinco personas que no quieren firmar un contrato de arrendamiento largo pero necesitan una base profesional desde la que operar. Valoran la flexibilidad y pagan bien por ella.
Autónomos con perfil profesional alto —consultores, abogados, diseñadores, desarrolladores— que quieren dejar de trabajar en casa pero no necesitan un coworking grande. Buscan un entorno tranquilo, con buena conexión y sin los ruidos de un espacio masivo.
Empresas que abren delegación en una ciudad y necesitan una presencia física sin comprometerse con un contrato largo. Un puesto en tu oficina puede ser exactamente lo que buscan durante los primeros seis o doce meses.
Startups en fase temprana que necesitan un espacio profesional para sus primeras contrataciones y no quieren pagar el precio de un coworking premium.
Cómo seleccionar bien al inquilino
Este punto es más importante de lo que parece. Una empresa que encaja bien contigo no te va a dar problemas; una que no encaja puede convertir el día a día en una fricción constante.
Criterios básicos a evaluar antes de aceptar:
- Actividad compatible: evita perfiles con mucho tráfico de clientes o actividades ruidosas si tu equipo necesita concentración
- Horarios similares: la convivencia es más fácil si los ritmos de trabajo son parecidos
- Confidencialidad: si manejas información sensible, asegúrate de que la empresa que entra opera en un sector diferente o de que hay separación física suficiente
- Solvencia: haz una conversación inicial honesta sobre la situación de la empresa y pide referencias si el acuerdo es por más de tres meses
Una reunión previa de quince minutos en el propio espacio te dice más que cualquier formulario.
Preguntas frecuentes
¿Puedo alquilar los puestos vacíos aunque sea arrendatario y no propietario de la oficina? Sí, en la mayoría de los casos. La LAU permite el subarriendo parcial de locales de negocio salvo que el contrato lo prohíba expresamente. Los acuerdos de cesión de uso —que no constituyen subarriendo formal— tienen aún menos restricciones. Revisa tu contrato antes de actuar y, si tienes dudas, consulta con un abogado.
¿Cuánto tiempo tarda en encontrarse una empresa interesada? Depende de la ciudad, la zona, el precio y el espacio que ofrezcas. En ciudades con alta demanda como Madrid o Barcelona, el tiempo medio para encontrar un inquilino adecuado es de dos a cuatro semanas si el precio es competitivo y el espacio está bien presentado.
¿Qué pasa si mi empresa necesita esos puestos dentro de unos meses? Los acuerdos de uso compartido suelen incluir un preaviso de 15 a 30 días para terminar el acuerdo. Si necesitas recuperar el espacio, das el preaviso y listo. Es la gran ventaja de este modelo frente a cualquier arrendamiento convencional.
¿Hay algún tipo de empresa que no debería entrar en mi oficina? Hay perfiles que generan más fricción que otros: empresas con mucho tráfico de clientes, actividades ruidosas, o sectores donde pueda haber conflicto de intereses con tu negocio. Más allá de eso, la compatibilidad de culturas de trabajo es el factor más determinante.
¿Qué mínimo de puestos tiene sentido alquilar? Incluso con uno o dos puestos, el ingreso puede ser significativo en relación con el coste. No hay un mínimo establecido. Lo que sí conviene es que el acuerdo esté bien estructurado aunque sea para un solo puesto.
El siguiente paso
Si tienes puestos vacíos y quieres empezar a hacer algo con ellos, publicarlos en comparteoficina.es es el primer paso concreto. Describes el espacio, fijas el precio y empiezas a recibir solicitudes de empresas que buscan exactamente lo que tú tienes.
Sin estructuras complejas y con la flexibilidad de salida que necesitas si las cosas cambian.
Publica tus puestos vacíos en comparteoficina.es