Contrato para compartir oficina: qué revisar antes de firmar
Tienes espacio libre, has encontrado una empresa interesada, el precio encaja y la convivencia pinta bien. Antes de que entren, falta un paso que muchas empresas omiten o hacen a medias: el acuerdo escrito.
Un contrato para compartir oficina no necesita ser un documento complejo. Pero sí necesita existir, estar firmado por ambas partes y recoger los puntos que realmente importan. Cuando las cosas van bien, nadie lo mira. Cuando algo falla, es lo único que tiene valor.
Esta guía te explica qué debe incluir ese acuerdo, cláusula a cláusula, y qué debes revisar antes de firmar tanto si eres tú quien cede el espacio como si eres quien entra.
¿Qué tipo de contrato se usa para compartir oficina?
Lo primero es aclarar qué figura jurídica estamos usando, porque determina cómo se redacta el acuerdo.
Hay tres posibilidades:
Contrato de subarriendo: la empresa arrendataria cede formalmente parte del espacio al subarrendatario mediante un contrato de arrendamiento. Está regulado por la LAU. El subarrendatario adquiere derechos sobre el espacio.
Acuerdo de cesión de uso: la empresa arrendataria permite a otra empresa usar parte del espacio sin constituir un nuevo arrendamiento. Es más flexible, más habitual en la práctica y no sujeto directamente a la LAU como el subarriendo formal.
Contrato de prestación de servicios de espacio de trabajo: la empresa que tiene el espacio lo ofrece como un servicio que incluye acceso al espacio más servicios asociados (internet, limpieza, uso de zonas comunes). Es la fórmula que usan los coworkings y la más frecuente en plataformas como comparteoficina.es.
Para la mayoría de acuerdos entre empresas que buscan compartir espacio de trabajo de forma flexible, el acuerdo de cesión de uso o el contrato de servicios de espacio es la opción más práctica. Son más flexibles, se terminan con más facilidad y no requieren los trámites del subarriendo formal.
Qué debe recoger el acuerdo: cláusula a cláusula
1. Identificación de las partes
Parece obvio pero hay que hacerlo bien. El documento debe recoger:
- Nombre completo o razón social de ambas empresas
- CIF o NIF de cada una
- Nombre y cargo del representante legal que firma
- Domicilio fiscal de ambas
Si una de las partes es un autónomo, sus datos como persona física con actividad económica.
2. Descripción del espacio cedido
Esta cláusula debe ser precisa. No basta con decir "parte de la oficina". Debe quedar claro:
- Dirección completa del local
- Qué parte del espacio se cede: número de puestos, despacho concreto, zona delimitada
- Planta y referencia de ubicación dentro del local si procede
- Metros cuadrados aproximados si es relevante
- Qué zonas comunes puede usar el inquilino: sala de reuniones, cocina, recepción, baños, archivo
Cuanto más precisa es esta descripción, menos conflictos hay después sobre qué estaba incluido y qué no.
3. Servicios incluidos
Esta es una de las cláusulas más importantes para el inquilino y, si no está bien redactada, la fuente de más disputas.
Especifica qué servicios están incluidos en el precio:
- Conexión a internet: ¿compartida o con ancho de banda garantizado? ¿Wifi o cableado?
- Suministros: ¿incluye luz, agua, climatización?
- Limpieza: ¿diaria, semanal? ¿Incluye el espacio del inquilino o solo zonas comunes?
- Sala de reuniones: ¿libre uso o con límite de horas? ¿Cómo se reserva?
- Impresión y material de oficina: ¿incluido o aparte?
- Acceso fuera de horario: ¿es posible? ¿Con qué condiciones?
- Dirección fiscal: ¿puede el inquilino usar la dirección como domicilio de su empresa?
Lo que no figure como incluido, no está incluido. Así de simple.
4. Precio y forma de pago
- Importe mensual (sin IVA y con IVA desglosado)
- Día de pago: lo más habitual es los primeros cinco días de cada mes
- Forma de pago: transferencia bancaria con número de cuenta indicado
- Penalización por retraso en el pago si se quiere incluir
- Si hay fianza: importe (normalmente una o dos mensualidades) y condiciones de devolución
5. Duración y condiciones de salida
Esta cláusula es la que más diferencia un acuerdo bien hecho de uno con problemas latentes.
- Fecha de inicio
- Duración inicial: puede ser indefinida con preaviso, o por un período mínimo (un mes, tres meses, seis meses)
- Renovación: ¿se renueva automáticamente? ¿Por qué períodos?
- Preaviso para terminar el acuerdo: entre 15 y 30 días es lo más habitual. Debe aplicar en ambas direcciones: tanto si quien sale es el inquilino como si es el cedente quien necesita recuperar el espacio
- Condiciones de salida anticipada: si hay período mínimo, qué penalización —si la hay— aplica por salir antes
Un punto importante: si quien cede el espacio puede necesitar recuperarlo antes de que termine el acuerdo —por crecimiento del equipo, por cambio de necesidades—, debe estar recogido en el contrato con preaviso suficiente.
6. Normas de uso del espacio
Esta cláusula evita la mayoría de los conflictos de convivencia. Debe cubrir:
- Horarios de acceso al espacio: horario habitual y condiciones fuera de ese horario
- Política de visitas y clientes: ¿puede el inquilino recibir clientes? ¿En qué zonas? ¿Con qué frecuencia?
- Nivel de ruido y comportamiento: especialmente relevante en open space
- Uso de cocina y zonas de descanso: libre uso, turnos, normas básicas de orden
- Almacenamiento: qué puede dejar el inquilino en el espacio y dónde
- Seguridad: quién tiene llaves o acceso, cómo se gestiona si se pierde un acceso
7. Responsabilidad y seguros
- Quién responde ante el propietario del local por los daños que cause el inquilino
- Si el inquilino debe tener seguro de responsabilidad civil propio (recomendable incluirlo)
- Qué pasa con los bienes personales del inquilino dentro del espacio
8. Supeditación al arrendamiento principal
Esta cláusula es imprescindible y muchos acuerdos la omiten:
El acuerdo está supeditado a la vigencia del contrato de arrendamiento principal entre el cedente y el propietario del local. Si el arrendamiento principal se extingue por cualquier motivo, el presente acuerdo también se extingue, con el preaviso que se especifique.
Sin esta cláusula, el inquilino puede argumentar que no sabía que podía perder el espacio si el contrato principal termina.
9. Resolución del acuerdo por incumplimiento
Qué causas permiten a cualquiera de las partes resolver el acuerdo de forma inmediata o con preaviso reducido:
- Impago reiterado (normalmente dos mensualidades consecutivas)
- Incumplimiento grave de las normas de uso
- Uso del espacio para actividades distintas a las acordadas
- Daños graves al espacio
10. Jurisdicción
En caso de conflicto, los tribunales de qué ciudad son competentes. Lo habitual es establecer los tribunales del lugar donde está el inmueble.
Si eres tú quien entra: qué revisar antes de firmar
Si estás en el lado del inquilino y vas a firmar un acuerdo para ocupar espacio en la oficina de otra empresa, estos son los puntos que debes revisar:
Que el cedente tiene derecho a ceder el espacio. Pide confirmación de que su contrato de arrendamiento lo permite o de que el propietario lo ha autorizado. No es una desconfianza, es una precaución lógica.
Que la cláusula de supeditación al arrendamiento principal está clara. Necesitas saber que si el contrato del cedente termina, tú también pierdes el espacio. Con el preaviso suficiente para organizarte.
Que los servicios incluidos están especificados. No firmes un acuerdo que diga "internet incluido" sin saber qué significa exactamente. Velocidad, estabilidad, si es compartido con todo el edificio o específico para ti.
Que el preaviso de salida te permite moverte con tiempo suficiente. Si el cedente puede pedirte que te vayas con solo 15 días, asegúrate de que puedes gestionar ese escenario.
Que la fianza es razonable y las condiciones de devolución son claras. Una mensualidad es lo habitual. Más de dos empieza a ser poco razonable para este tipo de acuerdos.
¿Hace falta un abogado para redactar este contrato?
Para la mayoría de acuerdos entre empresas de duración corta (menos de un año) y precio mensual moderado, no es imprescindible. Un documento bien estructurado que ambas partes entienden y firman tiene plena validez legal aunque no haya participado un abogado en su redacción.
Donde sí tiene sentido contar con asesoramiento jurídico:
- Acuerdos de larga duración (más de un año)
- Cantidades económicas significativas
- Situaciones donde el contrato de arrendamiento principal tiene cláusulas complejas sobre cesión
- Cuando hay aspectos fiscales relevantes que no están claros
En esos casos, una consulta puntual con un abogado especializado en arrendamientos comerciales es una inversión pequeña que puede evitar problemas grandes.
Preguntas frecuentes
¿Un email con los términos acordados tiene valor legal? Un email firmado por ambas partes en el que se aceptan los términos del acuerdo tiene cierto valor como evidencia, pero es mucho menos sólido que un documento específico firmado. Si hay conflicto, el documento formal es infinitamente más fácil de hacer valer.
¿Puedo hacer el contrato yo mismo sin plantilla? Sí. No existe un modelo oficial obligatorio. Puedes redactarlo tú mismo recogiendo las cláusulas descritas en esta guía adaptadas a tu situación concreta. Lo importante es que sea claro, esté firmado y recoja los puntos que realmente importan.
¿Necesito notarizar el contrato? No. Para un acuerdo de uso compartido de espacio de trabajo entre empresas no es necesaria la intervención notarial. Un documento privado firmado por ambas partes es suficiente.
¿Qué pasa si el inquilino se niega a firmar un contrato? Es una señal de alerta. Cualquier empresa seria no tiene ningún problema en firmar un acuerdo escrito que recoge lo que ya han acordado verbalmente. Si alguien se niega a firmar, es mejor no proceder.
¿El inquilino puede subarrendar a su vez el espacio que le cedo? Salvo que el acuerdo lo permita expresamente, no. Esta cláusula debe estar recogida explícitamente si quieres evitarlo: el espacio cedido es para uso exclusivo del inquilino y no puede ser cedido o subarrendado a terceros.
El siguiente paso
Si tienes espacio libre y estás listo para publicarlo, en comparteoficina.es puedes describir exactamente qué ofreces y empezar a recibir solicitudes de empresas con necesidad real. El acuerdo escrito lo gestionas directamente con la empresa que elijas.
Publica tu oficina en comparteoficina.es