Compartir oficina con otra empresa en España: lo que debes saber antes de hacerlo

Compartir oficina con otra empresa es más habitual de lo que parece

Cuando una empresa tiene espacio libre en su oficina, la primera reacción suele ser resignarse a pagar por metros que no se usan. La segunda, plantearse mudarse a algo más pequeño cuando venza el contrato. Pero hay una tercera opción que muchas empresas descubren tarde: compartir esos metros con otra empresa o equipo, de forma ordenada, con condiciones claras y de manera que beneficie a ambas partes.

Este modelo lleva años funcionando en mercados como el Reino Unido, Países Bajos o Alemania, donde la densidad de uso en los edificios de oficinas es mucho más eficiente. En España está creciendo, impulsado por el trabajo híbrido y por pymes que buscan formas de reducir sus costes fijos sin comprometer imagen ni operativa.

Antes de dar ese paso, hay preguntas concretas que responder: ¿es legal? ¿cómo se formaliza? ¿qué pasa si no funciona? Esta guía las responde.

¿Es legal compartir tu oficina con otra empresa?

Sí, en la mayoría de los casos. Pero con matices importantes según tu situación contractual.

El subarrendamiento en la LAU

La Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU), en su artículo 32, regula los arrendamientos para uso distinto de vivienda — la categoría que aplica a las oficinas. Según este artículo, el arrendatario puede ceder el contrato o subarrendar el local, salvo que el contrato lo prohíba expresamente.

En la práctica esto significa que, si tu contrato no contiene cláusula restrictiva, tienes derecho a subarrendar sin pedir permiso, aunque debes notificar al propietario de forma fehaciente con al menos 30 días de antelación.

Si tu contrato requiere autorización del propietario

Es la situación más frecuente. La mayoría de contratos de oficina en España incluyen cláusulas que condicionan cualquier cesión o subarrendamiento a la aprobación previa del arrendador. En ese caso, el proceso es:

Revisa el contrato e identifica la cláusula exacta.
Contacta al propietario por escrito explicando quién sería el subarrendatario, su actividad y el número de personas.
Espera respuesta. La ley no obliga al propietario a autorizar, pero muchos lo hacen si el perfil del inquilino es solvente y compatible.

Si el propietario se niega sin causa justificada, la situación se complica. En ese caso conviene consultar con un abogado especialista en arrendamientos comerciales.

La alternativa del contrato de servicios

Hay una vía que muchas empresas utilizan para evitar la complejidad del subarrendamiento: formalizar el acuerdo como prestación de servicios en lugar de arrendamiento. Esto significa que no cedes un espacio en propiedad sino que ofreces acceso a un entorno de trabajo — con wifi, mobiliario, zonas comunes y demás servicios incluidos.

Esta estructura es la que usan los espacios de coworking y las plataformas de oficinas compartidas. Al no ser técnicamente un subarrendamiento, no requiere notificación al propietario en la mayoría de los contratos. Es una interpretación que tiene respaldo jurídico, aunque si hay cláusulas muy restrictivas conviene validarla con un asesor.

Cómo estructurar el acuerdo entre empresas

Una vez resuelta la parte legal, hay que definir qué va a quedar escrito entre las dos partes. No hace falta un contrato complejo, pero sí un documento que cubra los aspectos esenciales.

Qué debe recoger el acuerdo

Identificación de las partes Nombre de las empresas, NIF, representantes legales y domicilio fiscal de ambas. Básico pero imprescindible.

Descripción del espacio

Número de puestos de trabajo disponibles.
Planta y zona del edificio (open space, despacho cerrado, sala compartida).
Metros aproximados asignados o acceso libre dentro de un área.
Salas de reunión u otros espacios compartidos: condiciones de uso.

Precio y forma de pago

Importe mensual fijo.
Qué servicios están incluidos (wifi, limpieza, suministros, cafetería).
Qué servicios son aparte (parking, salas de reunión por horas, impresión).
Día de pago y forma (transferencia, domiciliación).

Duración y salida

Fecha de inicio.
Duración inicial (habitual: mes a mes o 3-6 meses con opción de renovación).
Preaviso para salida: entre 15 y 30 días es lo más frecuente.
Condiciones en caso de incumplimiento.

Normas de uso

Horarios de acceso (habitual: L-V 8:00-20:00, acceso fuera de horario bajo petición).
Política de visitas: ¿pueden recibir clientes? ¿en qué zonas?
Nivel de ruido, música, política de llamadas.
Uso de cocina, office y zonas comunes.
Almacenamiento y material personal.

Responsabilidad y seguros

Quién responde ante daños al espacio o al material.
Si el inquilino debe tener seguro de responsabilidad civil propio.
Qué pasa con el equipamiento (impresoras, pantallas) si se daña por uso del inquilino.

Perfiles que funcionan bien juntos

No toda combinación de empresas genera una buena convivencia. La compatibilidad va más allá del tipo de actividad — tiene que ver con el ritmo de trabajo, el nivel de ruido, la cultura del equipo y las expectativas sobre el espacio.

Combinaciones que suelen funcionar bien

Empresa de servicios + startup tech en fase temprana: ritmos similares, necesidades parecidas, pocas fricciones.
Consultora + agencia creativa: culturas de trabajo compatibles, presencialidad irregular que se complementa.
Despacho con sala de reuniones + equipo comercial externo: el equipo comercial valora la imagen y la sala, el despacho gana ingresos con espacio que apenas usa.
Empresa con trabajo híbrido + equipo pequeño con presencialidad alta: los días se complementan en lugar de coincidir en pico.

Señales de alerta antes de aceptar

Actividades ruidosas o con mucho tráfico de personas (formaciones, atención al público masiva).
Empresas del mismo sector si hay posible conflicto de intereses o confidencialidad sensible.
Equipos con horarios muy distintos si el acceso fuera de horas es un problema.
Número de personas que supera la densidad razonable para el espacio.

Qué pasa si la convivencia no funciona

La principal preocupación de las empresas que se plantean compartir espacio es esta: ¿qué pasa si no funciona?

La buena noticia es que los acuerdos de uso compartido son, por su naturaleza, más fáciles de revertir que los arrendamientos tradicionales. Si el acuerdo es mes a mes, con 30 días de preaviso cualquiera de las partes puede salir. No hay penalizaciones de rescisión como en un alquiler de 5 años.

Los conflictos más frecuentes en la práctica no son grandes rupturas, sino pequeñas fricciones del día a día: ruido en momentos de concentración, uso excesivo de salas de reunión, diferencias en el orden de los espacios comunes. Casi todos se resuelven con una conversación directa y, en la mayoría de los casos, con normas más claras desde el inicio.

Si el acuerdo tiene condiciones bien definidas por escrito y hubo una conversación previa para alinear expectativas, la probabilidad de conflicto grave es baja.

Preguntas frecuentes antes de dar el paso

¿Puede mi arrendador subir el alquiler si sabe que comparto el espacio? En principio no, salvo que haya una cláusula específica al respecto. El precio del alquiler se rige por las condiciones del contrato. Ahora bien, si el contrato tiene cláusulas sobre subarrendamiento que no has cumplido, eso sí puede ser motivo de conflicto.

¿Tengo que declarar los ingresos por compartir mi oficina? Sí. Los ingresos por subarrendamiento o prestación de servicios de espacio de trabajo son ingresos de la empresa y deben incorporarse a la contabilidad. Lo habitual es emitir una factura mensual al inquilino, que también puede deducirse el gasto. Un gestor o asesor fiscal puede orientarte sobre la forma más eficiente de estructurarlo.

¿Quién paga si hay una avería en el espacio compartido? Depende de lo que diga el acuerdo. Lo habitual es que el responsable del espacio (tú, como arrendatario principal) gestione las incidencias del edificio, y que el inquilino responda por daños que él cause directamente.

¿Puedo compartir solo una sala o solo unos puestos concretos? Sí. Puedes definir con la precisión que quieras qué parte del espacio está disponible para el inquilino y qué queda exclusivamente para tu empresa.

El siguiente paso

Si ya tienes claro que tienes espacio disponible y quieres encontrar una empresa con la que compartirlo, el proceso más directo es publicar tu oficina en una plataforma especializada y dejar que las solicitudes lleguen filtradas.

En comparteoficina.es/business puedes describir tu espacio, indicar el precio y empezar a recibir solicitudes de empresas y equipos que buscan exactamente este tipo de acuerdo.

Si todavía estás evaluando cuánto podrías ingresar, la página de precios tiene referencias por ciudad y tipo de espacio que te ayudarán a calibrar el potencial antes de publicar.

Preguntas frecuentes sobre compartir oficina con otra empresa

¿Puede mi propietario prohibirme compartir la oficina con otra empresa?

Si tu contrato incluye una cláusula que requiere autorización previa para subarrendar, el propietario puede negarse. Sin esa cláusula, la LAU permite el subarrendamiento con simple notificación. Una alternativa es estructurar el acuerdo como prestación de servicios en lugar de subarrendamiento, lo que en muchos casos no requiere notificación al propietario.

¿Qué tipo de empresas suelen buscar este tipo de acuerdo?

Los perfiles más frecuentes son startups en fase temprana, consultoras de 2-6 personas, equipos comerciales de empresas que abren delegación en una nueva ciudad, agencias creativas y pequeños equipos tech. Buscan espacios ya montados, con buena imagen, sin la gestión de una oficina propia.

¿Puedo echar al inquilino si necesito recuperar el espacio?

Sí, si el acuerdo está bien redactado. Lo habitual es incluir un preaviso de 15-30 días para que cualquiera de las partes pueda salir. Si el negocio crece y necesitas recuperar los puestos, simplemente das el preaviso pactado y el inquilino tiene ese plazo para buscar alternativas.

¿Necesito un contrato específico para compartir mi oficina?

No hace falta un contrato complejo ni notario. Un acuerdo escrito de 2-3 páginas que recoja las partes, el espacio, el precio, los servicios incluidos, la duración y las condiciones de salida es suficiente en la mayoría de los casos. Firmado por los representantes de ambas empresas tiene plena validez.

¿Qué pasa con la confidencialidad si compartimos oficina con empresas del mismo sector?

Es una consideración válida. Para sectores donde la información sensible es crítica — legal, financiero, tecnología con IP propia — conviene evitar compartir con competidores directos o exigir un acuerdo de confidencialidad explícito. En la mayoría de sectores, la convivencia no genera problemas de confidencialidad si los espacios de trabajo están bien separados.